Company Profile hay Hồ sơ năng lực công ty là ấn phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy Company Profile là gì? Làm thế nào để thiết kế Profile công ty ấn tượng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
1. Company Profile là gì?
Company Profile là bản hồ sơ giới thiệu khái quát nhất, thể hiện toàn bộ tinh túy và thế mạnh của doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là một trong những công cụ Marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và đem lại ấn tượng tốt cho khách hàng hay đối tác của bạn.
Đối với doanh nghiệp, Company Profile có ý nghĩa rất quan trọng trong việc truyền tải thông tin, giá trị và những lợi thế của doanh nghiệp đến với đối tác và khách hàng. Dù là một công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải thiết kế Profile để tăng thêm sức cạnh tranh trên thị trường.
2. Cách thiết kế Company Profile chuyên nghiệp
Company Profile được thiết kế chuyên nghiệp sẽ là công cụ đắc lực trong việc kinh doanh và tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, cần chú trọng 5 bước sau để thiết kế một bộ Profile công ty hoàn hảo.
2.1. Xác định đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm tới
Để tạo Company Profile ấn tượng, việc đầu tiên bạn cần xác định được khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là nhóm khách hàng chiếm từ 20% - 80% doanh thu cho công ty.
Muốn xác dịnh đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần làm rõ đối tượng mục tiêu là ai, chẳng hạn như: tuổi tác, trình độ học vấn, địa vị xã hội, quan điểm đại diện,… Việc làm này không những giúp Profile của bạn rõ ràng, thống nhất hơn mà còn mang tính thẩm mỹ cao hơn, đẹp hơn trong mắt khách hàng.
Tiếp theo đó, bạn cần xác định tại sao khách hàng cần xem Profile của doanh nghiệp trước khi hợp tác? Câu hỏi này giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng chính xác, đề ra phương pháp, các ý tưởng, các hạng mục và lồng ghép văn phong thích hợp cho Company Profile của mình.
2.2. Xác định nội dung thiết kế
Doanh nghiệp cần chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung, bố cục hợp lý tránh để cuốn Profile có quá nhiều thông tin. Điều này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm tốt với khách hàng ngay từ bước đầu.
Xác định kịch bản nội dung và phần nội dung được đưa vào cuốn Profile sẽ quyết định lớn đến thành công của công ty. Trong đó, nội dung sản phẩm là phần quan trọng nhất trong Profile doanh nghiệp. Ngoài ra, màu sắc thiết kế cũng là yếu tố không thể thiếu khi kết hợp với nội dung trong Profile. Doanh nghiệp cần phải có một layout chọn lọc thông tin khách hàng dễ nhìn dễ tiếp cận nhất.
Các nội dung chính trong Profile bao gồm:
Mục lục: Giúp khách hàng hiểu, nắm bắt được cấu trúc nội dung của Profile mà họ cầm trên tay, nhanh chóng tra cứu đến nội dung mà họ quan tâm nhất.
Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc cả hai. Có đầy đủ thông tin về trụ sở chính, chi nhánh/văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, ở mọi header/footer trong mọi trang Profile, để khách hàng dễ dàng liên lạc khi cần.
Quá trình phát triển: Điểm qua những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh thứ bao nhiêu, kỷ niệm bao nhiêu năm thành lập, tốc độ tăng trưởng thị phần/công suất/lợi nhuận,…
Thành tựu: Liệt kê các giải thưởng tiêu biểu, bằng khen, giấy khen, chứng nhận chất lượng từ các tổ chức có uy tín giám định,… Điều này vô cùng cần thiết trong việc tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.
Tầm nhìn: Hãy nêu rõ ràng và cụ thể mục tiêu tương lai và dài hạn của bạn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Sứ mệnh: Là sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với xã hội, những giá trị mà doanh nghiệp mang đến. Ở mục này, bạn không được nhầm lẫn cho vào những câu từ “thương mại” mà phải là điều gì đó mang tính nhân văn, đạo đức và có giá trị mãi mãi. Đây được coi là một nguyên tắc bất thành văn trong việc viết Company Profile mà chúng ta cần nhớ và tuân thủ.
Giá trị cốt lõi: Đây là mục quan trọng để doanh nghiệp thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Phần này hãy khai thác nhiều hơn từ CEO hay Founder, tìm hiểu triết lý sống còn và trường tồn của doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại cân nhắc sử dụng, đầu tư.
Cơ cấu tổ chức: Đặc biệt quan trọng cần khi Profile nhắm đến các nhà đầu tư/đối tác lớn. Điều này giúp nhà đầu tư nhận định mô hình hoạt động, quản lý của doanh nghiệp có phù hợp với họ hay không.
Sản phẩm: Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hãy phân loại thành các nhóm. Việc này giúp khách hàng dễ dàng trong việc tìm kiếm, tối ưu sản phẩm.
Quy trình làm việc/hợp tác: Phần này quan trọng đối với Profile của doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng để tránh việc lộn xộn trong giao dịch.
Khách hàng/Dự án tiêu biểu: cho khách hàng biết doanh nghiệp đã làm việc với những đơn vị tiêu biểu nào, đa dạng ngành nghề, lĩnh vực nào. Tạo niềm tin bền vững với khách hàng.
2.3. Xác định văn phong
Tùy vào phân khúc khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến, cấu trúc và giọng văn của Profile cũng khác nhau. Vì thế doanh nghiệp cần quyết định sắp xếp nội dung đã lên một cách hợp lý nhất, dẫn dắt văn phong phù hợp với vị thế của doanh nghiệp.
Với khách hàng, quan điểm của họ là những thông tin được thể hiện trong cuốn Profile phải có sẵn, đầy đủ, súc tích. Vì vậy, trong quá trình viết bạn cần tránh lan man, dài dòng. Có thể cân nhắc xu hướng viết với phong cách hiện đại và tập trung vào phần cốt lõi nhất.
2.4. Viết phần kết thúc
Có rất nhiều cách để viết kết thúc cho Profile và một kết thúc mở chính là lựa chọn phù hợp nhất mà bạn nên cân nhắc. Có thể là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, hoặc là thêm cả 1 hợp đồng… Đó là một điểm nhấn độc đáo để Company Profile trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng cả về hình thức lẫn nội dung.
Một bộ thiết kế Profile chuẩn là hướng dẫn khách hàng đi theo hành trình trải nhiệm doanh nghiệp. Nó là một sơ đồ nhỏ nhưng chứa thông tin hữu ích, chi tiết. Phần cuối cũng là phần quan trọng nhất, chính là phần Earned – sự lan tỏa của khách hàng. Doanh nghiệp hãy kêu gọi khách hàng hành động ngay. Lời kêu gọi này có thể là sự bày tỏ mong muốn hợp tác, hỗ trợ khách hàng đưa ra giải pháp cho vấn đề mà khách hàng đang gặp khó khăn.
2.5. Trình bày như thế nào?
Xây dựng layout cho cuốn Profile doanh nghiệp bằng các thiết kế ấn tượng, độc đáo thể hiện được sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp.
Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu (brand guidline), các designer phải tìm chọn hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước. Bởi, thiết kế đẹp sẽ chuyển các nội dung khô khan thành nội dung thích ứng thị giác đối với khách hàng.
Còn nếu chưa có brand guidline để biết xác định phong cách thiết kế, cách dàn trang, gam màu chủ đạo thì hãy tập hợp lại tất cả các tài liệu bán hàng của công ty, tìm điểm chung của chúng và cố gắng đừng để cuốn Profile bị lạc loài khi ở cùng một chỗ.
3. Tầm quan trọng của Company Profile đối với doanh nghiệp
Thu hút và gây ấn tượng với các đối tác, chủ đầu tư: Company Profile là bộ mặt, hình ảnh đại diện của công ty trên thị trường. Vì vậy một Company Profile công ty được thiết kế sáng tạo, ấn tượng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng tốt ngay từ phút ban đầu, giúp tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường
Là tài liệu quan trọng trong chiến lược tiếp thị và bán hàng: Company Profile luôn đi kèm với đội ngũ bán hàng và được xem là tài liệu bán hàng, tiếp thị nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả của doanh nghiệp. Nó cũng đóng vai trò hỗ trợ tích cực trong các chiến lược bán hàng của doanh nghiệp, giúp cho bộ phận triển khai công việc một cách tối ưu nhất, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn.
Thể hiện được quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty: Những hình ảnh minh chứng cho quy mô, năng lực, dự án, công trình mà công ty đã thực hiện, những hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã triển khai thành công. Tất cả sẽ được trình bày một cách khéo léo, thể hiện được toàn bộ khả năng, độ chuyên nghiệp của công ty để khách hàng có thể tin tưởng hợp tác.
Kết
Có rất nhiều cách khác nhau để truyền thông thương hiệu và tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, Company Profile vẫn là một ấn phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một Profile công ty được thiết kế chuyên nghiệp sẽ là tiền đề giúp doanh nghiệp của bạn trở nên nổi bật và khác biệt hơn so với các đối thủ, giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
