Trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp và tập đoàn hoạt động lâu năm, số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ ngày càng lớn dần, thời gian lưu trữ hồ sơ theo quy định ít nhất là năm năm và có những tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn. Việc lựa chọn một đơn vị cho thuê kho uy tín là phương án tối ưu nhất cho các doanh nghiệp ngay lúc này.
Lợi ích khi thuê vị trí lưu trữ tài liệu, hồ sơ
Thực tế cho thấy, các công ty, doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều hạn chế trong việc đáp ứng các yêu cầu lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định và tiêu chuẩn từ mặt bằng/không gian, chi phí, thời gian đến các vấn đề nhân lực quản lý, vận hành.
Với giải pháp thuê vị trí lưu trữ, doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu, hồ sơ của mình mà lại không phải tự giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến kỹ thuật. Ngoài ra, đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê sẽ có một số biện pháp bảo mật và triển khai dịch vụ mới, doanh nghiệp có thể an tâm là thông tin dữ liệu của doanh nghiệp vẫn được an toàn.
Lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp với Vietnam Post Logistics
Kho lưu trữ tài liệu đặt tại Khu công nghiệp Kim Hoa (Mê Linh, Hà Nội) của Vietnam Post Logistics có tổng diện tích gần 3.700m2, sức chứa tối đa 150.000 thùng tài liệu sẽ là giải pháp hiệu quả, an toàn để giải phóng không gian làm việc và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ khoa học.
Bên cạnh diện tích và sức chứa lớn, kho lưu trữ tài liệu cũng được trang bị hệ thống ô, kệ tiêu chuẩn, thùng đựng chuyên dụng, mạng lưới camera giám sát 24/24 đến mọi vị trí cùng hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, khả năng chống nước, chống côn trùng. Qua đó đảm bảo đáp ứng tốt nhất những yêu cầu nghiêm ngặt nhất về tiêu chuẩn lưu trữ, vấn đề an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy, các điều kiện về bảo quản, lưu trữ theo quy định.
Kho tài liệu của Vietnam Post Logistics đảm bảo đáp ứng tốt nhất những yêu cầu nghiêm ngặt nhất về tiêu chuẩn lưu trữ
Một ưu điểm không thể không kể đến của kho lưu trữ tài liệu của Vietnam Post Logistics đó là quy trình chặt chẽ và chuyên nghiệp. Với ưu điểm này, doanh nghiệp không chỉ giải quyết bài toán lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ trong thời gian dài mà còn giảm “sức ép” quản lý hồ sơ, tối ưu không gian, chi phí, nguồn lực cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Sau khi tiếp nhận tài liệu của doanh nghiệp, nhân viên kho sẽ cùng đại diện doanh nghiệp kiểm tra và dán tem nhãn từng thùng tài liệu để xác nhận hiện trạng, số lượng hồ sơ, giấy tờ. Các thùng tài liệu sẽ được chuyển đến và sắp kết trên hệ thống giá/kệ/thùng đựng phù hợp theo thứ tự và dán mã vạch riêng biệt cho từng thùng. Mã vạch này được tạo từ phần mềm quản lý kho WMS, đảm bảo mức độ an toàn và tính thuận tiện khi rà soát, kiểm đếm, lưu trữ, xuất/nhập kho. Mỗi yêu cầu sử dụng tài liệu (truy vấn, trích lục) tại kho đều được quản lý bằng máy quét mã vạch, đảm bảo tính minh bạch về thông tin “ra-vào” kho của tài liệu, giảm thiểu khả năng mất hay thất lạc.
Song song với đó, Vietnam Post cũng lắp đặt hệ thống khóa từ hiện đại tại kho, yêu cầu nhân viên quẹt thẻ kiểm soát mỗi lần vào/ra. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ tại kho luôn luôn được cam kết an toàn và bảo mật tuyệt đối.
Với kinh nghiệm dày dặn trong việc lưu trữ, quản lý kho tài liệu lớn cho hệ thống khách hàng lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán như Công ty Phát hành Báo chí Trung ương, Ngân hàng Liên Việt Postbank, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty cổ phần Chứng khoán quốc tế Việt Nam,… cùng cơ sở hạ tầng được đầu tư bài bản theo các tiêu chuẩn kho bãi riêng biệt, hệ thống kho lưu trữ tài liệu của Vietnam Post Logistics chắc chắn sẽ là giải pháp tối ưu, mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu với chi phí hợp lý nhất và quy trình tối ưu.
Theo vnpost.vn
